Günümüz Dünyasında Stratejik Satın Alma

Duygu Ece Yılmaz, Elif Datlı, Özgenur Acun, Burak Karadere

Özet: Satın almanın şirketlerin varlığı için fark yaratmaya olanak sağlayan potansiyeli, son yıllarda şirketler tarafından giderek daha çok fark edilmiş ve kullanılmaya başlanmıştır. Yıllar içerisinde “stratejik satın alma” kavramı ortaya çıkmış ve artan rekabet ortamında daha da önemli hale gelmiştir. Bu makalede stratejik satın alma kavramı beş başlık altında ele alınmış ve bu kapsamda Enerjisa Üretim bünyesinde yürütülen faaliyetler hakkında bilgi verilmiştir.

Satın alma, organizasyonlarda ihtiyaç duyulan ürün veya hizmetlerin; uygun özelliklere sahip, istenilen kalitede ve koşullarda, doğru zamanda, doğru tedarikçiden, en doğru fiyattan temin edilmesini kapsayan eylemler bütünüdür. Bu açıdan satın alma, sadece bedeli karşılığında ürünün tedarik edilmesi değil; ilgili bütün süreçlerin en başından sonuna kadar en iyi şekilde yönetilmesi işidir. Satın alma için genel hedefler aşağıdaki gibi özetlenebilir:

• İhtiyaçları karşılayacak bir malzeme ve hizmet akışı sağlamak,
• Güçlü ilişkiler kurarak, tedarik sürekliliğini sağlamak, 
• Mevcut kaynakları etkin bir biçimde kullanarak ve gerektiğinde alternatifler yaratarak, ortaya çıkan veya planlanan ihtiyaçları karşılamak,
• Tüm süreçlerin etik kurallara uygun olarak gerçekleşmesini sağlamak,
• İç müşterilerle iş birliği içinde olarak, bilgi alışverişini gerçekleştirmek,

Her ne kadar şirketler farklı faaliyetler ve departmanlar için belirli bütçeler ayırsalar da bu bütçelerin nasıl kullanılacağı önemli bir değer yaratma fırsatıdır. İhtiyaç duyulan her türlü ürün ve hizmete yetecek kadar büyük bütçelere sahip olsa bile şirketlerin satın alma faaliyetleri, şirket işlemlerinin karlı olup olmayacağını belirleyen en büyük etkenlerden biridir. Bu nedenle satın alma süreçleri şirketin stratejisinin kritik bir bölümüdür ve önemli bir değer kaynağı oluşturmaktadır.

Satın almanın şirketlerin varlığı için fark yaratmaya olanak sağlayan potansiyeli, son yıllarda giderek daha çok fark edilmiş ve kullanılmaya başlanmıştır. Bu sayede de son yıllarda sıkça duyduğumuz “Stratejik Satın Alma” terimi ortaya çıkmıştır.

Stratejik satın alma; bir şirketin, sahip olduğu satın alma ve yaptırım gücünü, şirket bünyesinde sahip olunan teknik yeterliliği, bilgi birikimini, verileri ve uzmanlığı birleştirerek kullanması; bu sayede satın alma süreçlerinde mümkün olan uzun vadeli en yüksek değeri yaratmasını ifade eder.

Ürün veya hizmet talebinin ortaya çıkmasından itibaren, tedarikçilerin araştırılması, değerlendirilmesi ve seçilmesi, sözleşmelerin hazırlanması ve yönetimi, kalite ve teknik yeterlilik kriterlerinin kontrolü, fiyat pazarlığı, stok kontrolü ve bütün bu süreçlerin çağın getirdiği teknolojilerden faydalanılarak yürütülmesi stratejik satın almanın birer parçasıdır.

Stratejik Satın Alma kavramına değinmeden önce “Strateji”yi tanımlamak doğru olacaktır. Stratejinin sözlük anlamına bakılacak olursa; önceden belirlenen bir amaca ulaşmak için tutulan yolların ve uygulanan yöntemlerin tümü demektir. Bu tanımdan yola çıkarak “Stratejik Satın Alma”; şirketlerin/organizasyonların uzun vadede hedeflerine ulaşabilmesi için ihtiyaç duyduğu her türlü mal ve/veya hizmetlerin tedarik edilmesini sağlamak için alınan aksiyonlar bütünüdür. 

Stratejik Satın Alma bir süreç döngüsüdür ve 7 adımda aşağıdaki gibi özetlenebilir: 

• İhtiyacı Tanımlama & İhtiyaç Analizi
• Pazar Analizi 
• Amaçların Belirlenmesi ve Strateji Oluşturma 
• Satın alma Metodu Seçimi 
• Pazarlık ve Tedarikçi Seçimi 
• Tedarikçi Yönetimi 
• Kontrol ve Değerlendirme 

Stratejik satın alma sürekli iyileştirmeyi, verimliliği artırmayı ve firma için rekabetçi avantaj yaratmayı hedefler. Bu doğrultuda şirket hedeflerinden ve şirket yönetim biçiminden ayrıştırılamaz.

Satın alma ve tedarikçi arasındaki ilişki öncelerde sadece bir malzemeyi veya hizmeti ucuza alma felsefesiyle yürütülmekteydi. Son yıllarda ise kurulan tedarikçi ilişkileri; güçlü ve uzun vadeli iş birliklerine ve “fikirleri paylaş-paylaş” modeline dönüşmüştür. Bu sayede taraflar yaptıkları işe fazladan değer katmakta ve bilgi, güven ve destek alışverişiyle iş birliğinin uzun süreli olmasını sağlamaktadır.

Stratejik Satın Alma adına yapılan birçok faaliyet bulunmaktadır. Bu makalede bunlardan beş tanesine odaklanılmıştır.

Süreç, bir ürün veya hizmeti ortaya koymak için yapılan faaliyetlerdir. Bir organizasyonda yer alan her birimin yapmış olduğu işler birer süreçtir ve belli bir çerçeve dahilinde tanımlanır. Satın alma faaliyetleri kapsamında da tanımlanmış her bir sürecin, işin devamlılığı adına kolay, anlaşılabilir ve uygulanabilir olması gerekmektedir. Etkili ve pratik süreçler şirket içinde satın alma faaliyetlerinin sorunsuz yürütülmesini kolaylaştırırken, satın alma çalışanlarının da zamanlarını daha fazla katma değerli işlere ayırmalarına imkân sağlar.

Süreç iyileştirme ve sadeleştirme; kaliteyi artırma, maliyetleri azaltma ve katma değeri düşük işlerin arındırılması konularında yapılan geliştirmelerdir. Enerjisa Üretim Satın Alma Grup Müdürlüğü bünyesinde satın alma süreçlerinin sadeleştirilmesi amacıyla geniş çaplı çalışmalar yürütülmektedir.

Süreçleri sadeleştirmek amacıyla yapılan çalışmaların bazıları şu şekilde sıralanabilir:

• Manuel oluşturulan raporların Satın Alma Dashboard’una aktarılması ile, raporların hızlı ve işlevsel bir şekilde görüntülenerek rapor oluşturma
  sürelerinin %98.3 oranında hızlandırılması,
• Yerli satıcı kayıtlarının sisteme tanımlanmasının manuel yerine dosya yükleme şeklinde yapılmaya başlanmasıyla %87 oranında süre kazancı sağlanması (yıllık ortalama 7,25 saat tasarruf),
• Talep sahiplerinin satın alma uzmanına ulaşarak öğrendikleri talep durumunu, BilBot uygulaması üzerinden hızlı ve güvenilir bir şekilde öğrenmesinin sağlanması ile talep başına ortalama %80 zaman kazandırılarak sürecin yaklaşık 10 saniyede tamamlanması,
• Excel üzerinde yürütülen Yıllık Tedarikçi Performans Değerlendirme Sistemi sürecinin dijital ortama taşınmasıyla daha fazla katılımcıya erişilmesi ve sonuçların kayıt altına alınarak tedarikçilere hızlı bir şekilde iletilebilmesi,
• Acil alımlar, hizmet alımları, hukuk ve finansal danışmanlıklar gibi alımların SAT/SAS süreci dışında yürütülmesi ile iş gücünden %8 oranında kazanç sağlanması,
• -KKD, kırtasiye ve temizlik malzemesi gibi alımların katalog üzerinden yapılması ile çevrim sürelerinin %86.4 oranında azaltılması,
• Çerçeve sözleşme ile SAT/SAS süreçlerinin otomatize edilmesi ile talep başına ortalama 3 günlük süre kazancı sağlanması,
• eBA’da SAT formunda güncel bütçe bilgisinin görülebilmesi,
• İhale değerlendirme formunun ve onay süreçlerinin dijital ortama taşınması ile sürecin ortalama %60 oranında kısaltılması,
• Mal gruplarının 172 adetten 50 adete indirilmesi,
• Bağış süreci onaylarının kısaltılması ve sürecin iki formdan tek forma indirilmesi,
• Satın alma tarafından belirlenen yerel tedarikçilerden iç müşterinin belli limitler dahilinde anlık alım yapabilmesi,
• SAT/SAS onay süreçlerinin kısaltılması.

Enerjisa Üretim stok yönetimini etkin bir biçimde yapabilmek için organizasyonel değişikliğe gitmiş ve Satın Alma Grup Müdürlüğü bünyesinde Stok Kontrol birimi kurulmuştur. Stok yönetimi kapsamında yapılan çalışmalar aşağıdaki gibi detaylandırılabilir:

Malzeme Ana Veri Kokpiti:

Ana Veri Yönetiminde, SAP çözümü Master Data Governance için belirlenen fiyat, yıllık bakım bedeli ve vergiler hariç yaklaşık 630.000 €’dur. İşlenen veri miktarı zamanla arttıkça, lisanslama ücretleri de artmaktadır. Malzeme stok kodu oluşturma, değiştirme, iptal etme ve MİP (Malzeme İhtiyaç Planlaması) tanımlama işlemleri için, tamamen Enerjisa Üretim’in iç kaynakları kullanılarak Malzeme Ana Veri Kokpiti kurgulanmış ve geliştirilmiştir. Malzeme Ana Veri Kokpiti, kurgulanan 3 farklı algoritma ile;

• Mükerrer kod açılmasını önler, sistemin veri sağlığını korur. Yaklaşık %4 oranında mükerrer kodun açılmasını önlemiştir.
• MİP taleplerinde maliyet uygunluğunu otomatik olarak kontrol ederek, stok maliyetlerinin düşürülmesini sağlar.
• İSG (İş Sağlığı ve Güvenliği) ve üretim açısından kritik öneme sahip malzemeler için emniyet stok seviyelerinin tanımlanmasıyla, malzeme yokluğundan kaynaklanabilecek üretim kaybı ve iş kazası risklerini minimize eder.
• Farklı santraller arasında, benzer stok kodlarının görüntülenmesini sağlar, stok transferlerine imkân yaratır. Bu sayede atıl stokların ve tedarik maliyetlerinin düşürülmesini destekler.
• Santrallerde ortak kullanılan kodların, değişiklik ve iptal işlemleri gerçekleşmeden önce, kodun kullanımda olduğu santralleri otomatik mail ile uyarır.

Ürün Hiyerarşisi

Mevcut ERP (Kurumsal kaynak Planlaması) yazılımının sunduğu özelliklerden verimli bir şekilde faydalanabilmek, santraller arasında ortak bir kod dili geliştirebilmek için Tufanbeyli Santralimizle birlikte ürün hiyerarşileri oluşturulmuş ve Malzeme Ana Veri Kokpitiyle entegre edilmiştir. Ürün hiyerarşisi malzemelerin; özellik ve kullanım yeri gibi parametrelerinin göz önünde bulundurularak alt ve üst kategorilere ayrıştırılmasını sağlar. Bu sayede malzeme ve sınıf bazlı istatistiksel analizler yapılabilecek, fiyat takibi ve tedarik analizleri sağlıklı bir şekilde yürütülebilecektir.

Yürütülen çalışmalarda amaç, malzeme verilerini analiz ederek doğru karar verebilmek, fazla stok tutulmasının önüne geçerek maliyetleri azaltmak, verileri sınıflandırarak ve kontrol ederek sistemde sağlıksız veri birikiminin önüne geçmek ve bu sayede satın alma, tedarik ve stok süreçlerinde tutarlı istatistiksel analizler yapabilmektir.

Şirket için ihtiyaç duyulan ürün veya hizmetlerin temini için en doğru tedarikçinin seçilmesi, uzun vadeli iş birlikleri kurulması, etkin bir biçimde yönetilmesi, tedarikçinin geliştirmesi ve performans değerlendirilmesi işini kapsar.

Önceleri, bu yönetim süreci sadece kriz oluştuğu durumlarda alınan aksiyonlar ile sınırlıyken, stratejik satın alma perspektifiyle birlikte malzeme/hizmet temininden çok önce başlamaktadır.

Enerjisa Üretim bünyesinde birlikte çalışılan tedarikçilerin performansları yıllık olarak değerlendirilmektedir. Değerlendirme sürecine tedarikçi ile çalışmış olan iç müşteriler, satın alma çalışanları ve İSG (İş Sağlığı ve Güvenliği) uzmanları dahil edilerek birden fazla görüş çerçevesinde tedarikçiler değerlendirilmektedir. Değerlendirme sonuçları tedarikçilerle paylaşılarak, düşük performans alan tedarikçilerden iyileştirici aksiyonlar talep edilmekte ve üstün performans gösteren tedarikçiler takdir edilerek ödüllendirilmektedir.

Tedarikçi seçimi sırasında, malzeme/ ürün fiyatının yanı sıra hizmet kalitesi, lojistik performansı ve teslim süresine göre kıyas tablosu oluşturulmaktadır. Bunlara ek olarak; firmaların sektördeki referansları, bağımsız bir kuruluştan alınan finansal risk kontrolü ile iş etiğine yönelik uygulamış oldukları politikalar seçim kriterlerinde bulunmaktadır.

Kritik kategoriler için onaylı tedarikçi havuzu oluşturma çalışmaları başlatılmıştır. Pilot çalışma olarak inşaat hizmeti alınan tedarikçiler için onaylı tedarikçi kriterleri belirlenmiştir. Bu kriterlere göre yapılan değerlendirme sonucunda, inşaat kategorisinde uygulama alanına göre onaylı tedarikçi havuzu oluşturulmuştur. Aynı uygulama elektrik ve mekanik malzeme/bakım tedarikçileri için de yapılmaktadır.

Kalite yönetimi, organizasyon hedefleri doğrultusunda yapılan bütün faaliyetlerin istenilen seviyede başarılması ve bu başarının sürdürülebilir olmasını hedefleyen sistemdir. Satın Alma Grup Müdürlüğü de kalite yönetimine önem vermekte ve bu bakış açısıyla faaliyetlerini sürdürmektedir.

Bu başlık altında yapılan çalışmalar aşağıdaki gibi sıralanabilir:

• Sene sonunda uygulanan tedarikçi performans değerlendirme sürecinde tedarikçilerin mal ve hizmet kalitesi sorgulanmaktadır. Bu kapsamda tedarikçilere denetimler yapılmaktadır. İstenilen koşulları sağlayamayan tedarikçiler için düzeltici aksiyon listeleri hazırlanmakta ve koşulların iyileştirilmesi için zaman verilmektedir.
• Tedarikçi performans değerlendirme kriterlerinden biri de tedarikçilerin sahip olduğu ISO (International Organization for Standardization) belgeleridir. Bu belgeler arasında; ISO 9001: Kalite Yönetim Sistemi, ISO 14001: Çevre Yönetim Sistemi, ISO 27001: Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi, ISO 45001: İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemleri, ISO 50001: Enerji Yönetim Sistemi yer almaktadır. Ayrıca tedarikçilerin kalite, çevre ve İSG (İş Sağlığı ve Güvenliği) konularında kayıtlı vakalarının olup olmadığı sorgulanmakta ve puanlanmaktadır. 
• Sahalarda iş yapacak olan tüm tedarikçilerden iş sağlığı, güvenliği ve çevre alanında gerekli olan tüm resmî belgeler, dokümanlar, sertifikalar, kalibrasyon belgeleri, risk analizi ve iş yapım metodu belgeleri talep edilerek, sadece uygun görülen tedarikçilerin sahada çalışma yapmasına izin verilmektedir.
• Tedarikçinin atölyesinde gerçekleştirilen imalatlar için de gerekli durumlarda 3. taraf denetim firmalarından gözetim ve süpervizörlük hizmeti alınarak, işin istenen kalitede yapılması sağlanmaktadır.

Kategori, ortak özellikleri olan nesnelerin bir araya getirilerek gruplandırılması olarak tanımlanabilir. Kategori yönetimi, bütünsel bir bakış açısıyla işin analizi yapılarak ve sonrasında stratejisi belirlenerek yapılan değer zinciri yönetimidir; bu nedenle stratejik satın almanın temelini oluşturur. Kategori yönetimi kapsamında, uzun vadeli anlaşmalar ve yıllık çerçeve sözleşmeler yapılır, tedarikçilerle iş ortaklıkları kurulur. Kategori yönetimi sürekliliği olan bir uygulamadır ve her kategori için sürekliliği sağlanmalıdır.

Enerjisa Üretim satın alma departmanı bünyesinde kategori yönetimi için Kraljic matrisinden yararlanılmaktadır. Bu metodoloji kapsamında, rutin gruba giren kategoriler için (tutarsal ve risk olarak az olan, çok zaman alıcı) süreçleri kolaylaştırmak amacıyla birçok çalışma yapılmaktadır. Kategori yönetimi sayesinde, riskler ve maliyetler azalır, verimlilik artar. 

Kategori yönetimi kapsamında Enerjisa Üretim Satın Alma Grup Müdürlüğü’nde yapılan çalışmalar şu şekilde sıralanabilir:

• Mal gruplarının sadeleştirilerek işlevsel kategoriler oluşturulması, mal grubu sayısının 51’e düşürülmesi,
• Kategoriler için her sene maliyet azalma hedeflerinin belirlenmesi,
• Yıllık olarak kategori bazında, talep-sipariş çevrim sürelerinde hedef belirlenmesi ve takip edilmesi,
• Aynı kategori içinde benzer nitelikteki taleplerin birleştirilerek ortak yönetilmesi,
• Kritik kategoriler bazında onaylı tedarikçi listelerinin oluşturulmaya başlanması
• İş bazlı sözleşme taslakları
• İş bazlı tedarikçi değerlendirme yapısı
• Maliyet Analizi ve Fiyat tarihçesi takibi

20. yüzyılın başında ortaya çıkan kitlesel üretim araçlarıyla birlikte, üretebildiğin kadar üret, satabildiğin kadar sat anlayışı tüm dünyada hâkim olmuştur. Ancak doğal kaynaklardan, insan emeğine, finansal kaynaklardan zamana kadar, üretimde kullanılan bütün kaynaklar kısıtlıdır. 21. yüzyılın hızlı teknolojik gelişme ve değişimleri, mevcut kaynak kısıtlarını aşmak için yeni çözümler getirirken, rekabet koşullarını da zorlaştırmıştır. Bu nedenle artık organizasyonlar rekabet avantajı elde edebilmek için, faaliyetlerini daha stratejik, daha çevik ve daha verimli yürütmek zorundadır. Stratejik satın alma kavramı da bu sayede ortaya çıkmıştır.

Stratejik satın alma; organizasyon bünyesinde sahip olunan finansal, teknolojik, sosyal gücün; bilgi birikiminin ve uzmanlığın en verimli şekilde kullanılarak, satın alma süreçlerinin her adımında mümkün olan en yüksek değerin yaratılmasını sağlar. Kuruluşun, ihtiyaç duyulan mal ve hizmetleri en iyi koşullarda tedarik etmek için önceden planlama yapabilmesine olanak sağlayan bir yol haritası görevi görerek, tedarik yöneticilerine acil ihtiyaç olana kadar beklemek yerine en iyi fiyatı bulmak için zaman tanır. Bu kapsamda yapılan çalışmalar; süreç iyileştirme, stok yönetimi, tedarikçi ilişkileri yönetimi, kalite yönetimi ve kategori yönetimi başlıkları altında detaylı olarak incelenmiştir.

Stratejik satın alma yeni rekabet düzeninde hayatta kalabilmek ve büyüyebilmek için bir tercih olmaktan çıkıp bir zorunluluk halini almıştır. İş hedeflerini ve gereksinimlerini doğru tedarikçilerle, doğru yeteneklerle hizalayarak; performanslarını en üst düzeye çıkarmayı ve rekabet avantajı elde etmeyi hedefleyen kuruluşlar için stratejik satın alma en önemli araçlardan biridir. Bu kapsamda ortaya çıkan yenilikler, yöntemler ve çalışmalar ele alındığında; çağın gerekliliklerini yakalamanın ve sürekli iyileştirme kültürünü benimsemenin bir organizasyonu geleceğe taşıyan kritik unsurlar olduğu görülebilmektedir.

[1] Bailey, P., Farmer, D., Crocker, B., Jessop, D., & Jones, D. (2015). Procurement Principles and Management. Pearson.
[2] CIPS. (2020, Temmuz). Retrieved from Chartered Institute of Procurement and Supply: https://www.cips.org/
[3] İpek, O. (2020, Temmuz). Stratejik Satın Alma. Retrieved from Satın Alma Akademi: https://satinalma-akademi.com/
[4] Weele, A. J. (1998). Purchasing and Supply Chain Management.