Varlık Yönetim Sistemi’nin Tescillenişi: ISO 55001 Standardı Sertifikasyonu

Barış Şanlı, Yusuf Turhan, Teni Karapekmez, Emre Karataş, Çağrı Öncel, Mehmet Nam, Murat Duran, Muhammed Irgat

Özet: Varlık Yönetim Sistemi, varlıkların fizibilite döneminden devreden çıkarılmasına kadar olan yaşam döngüsünde elde edilebilecek değeri maksimize etmek için önemli bir araçtır. Bu sayede fiziksel varlıklarla ilgili geniş bir zaman aralığına odaklanan, verilere dayalı ve risk/fırsat bazlı bir karar alma mekanizması oluşmaktadır. Stratejik önceliği Operasyonel Mükemmellik olan Enerjisa Üretim, uluslararası varlık yönetim standardı olan ISO 55001’i; Kandil Hidroelektrik Santrali ve Merkezi İşletme Kontrol İzleme & Geliştirme Departmanı (Senkron) ile almaya hak kazanan ülkemizdeki ilk elektrik üretim şirketi olmuştur. Sistemin hayata geçirilmesiyle fonksiyonlar arası entegrasyon ve bilgi paylaşımı artırılmış; şirket stratejileri ile uyumlu, sürdürülebilir bir varlık yönetiminin temel adımları atılmıştır.

Varlıklar, bir kuruluş için potansiyel veya gerçek değere sahip ögeler olarak nitelendirilebilir. Bu ögeler somut ve soyut olmak üzere ikiye ayrılırlar. Somut varlıklara örnek olarak altyapı ve ekipman verilebilirken, soyut varlıklara fikri mülkiyet haklarını veya çalışan yetkinliklerini örnek vermek mümkündür.

Varlık Yönetim Sistemi ise temel olarak bir kuruluşun sahip olduğu varlıklardan tüm yaşam döngüsü süresince elde edilecek değeri maksimize etmek için kullanılan sistematik yaklaşımların bütünüdür. 19.yüzyılın sonlarında finans sektöründe ortaya çıkan ve kullanılmakta olan bu sistem, 1980’lerden itibaren kuruluşlarda fiziksel varlıklardan değer elde etmek amacıyla da kullanılmaya başlanmıştır. Bu yazıda Fiziksel Varlık Yönetim Sistemi kapsamında yürütülen çalışmalardan bahsedilecektir.

Eldeki fiziksel varlıkların yatırım alma kararı aşamasından, devre dışı bırakılarak elden çıkarma dönemine kadar incelendiği bu sürecin kapsamı oldukça geniş olup detaylı veriye dayalıdır. Bu nedenle tüm fiziksel varlıkların potansiyelinden azami düzeyde değer elde etmenin en önemli adımı, mevcut süreçleri ve iş yapış biçimini çok yönlü bir yöntemle incelemek ile birlikte kısa ve uzun vadeli planları bu perspektif ile hazırlamaktan geçmektedir. Tüm yönetim sistemlerinde olduğu gibi Varlık Yönetim Sistemi de bu gereksinimlerin organize bir şekilde takibini sağlamaktadır.

Aşağıdakilerle sınırlı olmamakla birlikte Varlık Yönetim Sisteminin sağladığı temel faydalar aşağıdaki gibi listelenebilir:

• Fiziksel varlıkların risk ve fırsatlarını sistematik bir şekilde yönetmek
• Sistem sürdürülebilirliği
• Acil durumlara hazırlık
• Varlık yaşam döngüsü süresini uzatma
• Güven ve itibarın artması

Fiziksel varlıklarından maksimum değer elde etmeyi ve bunu yaparken risk bazlı yaklaşımı ve değişiklik yönetimini tüm süreçlerine adapte etmeyi amaçlayan organizasyonumuz bu faydaları göz önünde bulundurarak, Varlık Yönetim Sistemi bazlı yaklaşımın gerekliliğini görmüştür. Bu sürecin kuruluşta devamlılığının sağlanmasındaki önemli unsurlardan olan sertifikasyon aşaması ise, kuruluşun sorumlu olduğu tüm paydaşlarına sunduğu değerin yetkin ve akredite bağımsız bir kuruluş tarafından onaylanmasıdır. Enerji sektörüne bakıldığında özellikle gaz ve elektrik dağıtım şirketleri işlerinin yapısı gereği farklı lokasyonlarda olan fiziksel varlıklarını coğrafi bilgi sistemleri entegrasyonu ile takip etmek için Varlık Yönetim Sistemi ile yakından ilgilenmektedir. Dünya çapındaki büyük şirketlerden Scottish Power, Londra Metrosu, China Light & Power, ülkemizde İGDAŞ sertifikalandırılmış şirketlerden bazılarıdır. Buna karşın farklı teknolojilerden elektrik üreten elektrik üretim santrallerinin VYS sertifikasyonu dünyada sadece birkaç örnekle sınırlıdır. 

Elektrik üretiminde ortaya koyduğu vizyonla Enerjisa Üretim, gelişen günün şartlarında faaliyet gösterdiği alanda bu standardı ülkemizde alan ilk kuruluş olup, geliştirdiği ve uyguladığı süreçler ile bulunduğu sektörde lider rolünü bir kez daha üstlenmiştir. Sertifikasyon sürecinin tamamlanmasıyla birlikte varlık yönetim sisteminin tüm süreçlerimize yansıması da belgenmiştir.

ISO 55001 Varlık Yönetimi Standardı, International Organization for Standardization (Uluslararası Standardizasyon Kuruluşu) varlık yönetimi için yazılmış standart serisinin ikinci üyesidir. ISO 55000’de temel kavramlar anlatılırken; ISO 55001, varlık yönetim sistemi temel gereklilikleri ortaya konulmaktadır. Varlık Yönetim Sisteminin en büyük hedefi tüm paydaş grupları için değer optimizasyonudur. Bu nedenle kurum sınırlarının çizilmesi, iç ve dış paydaşların belirlenmesi, onların ihtiyaç ve beklentilerinin anlaşılması oldukça önemlidir. Enerjisa Üretim olarak iç paydaşlarımızı organizasyonumuzdan, kullandığımız ve geliştirdiğimiz teknolojimize kadar geniş bir perspektifte incelemekteyiz. Dış Bağlamı ise özellikle sosyal, çevresel ve ekonomik anlamda etkileşimde bulunduğumuz paydaşlar ile tabi olduğumuz regülasyonlara kadar birçok elementin bulunduğu bir zeminde oturtmuş bulunmaktayız. Tüm paydaşların bizden beklentilerini belirlemek ve bu beklentileri karşılama becerimizi performans ölçütü olarak takip etmek başlangıç aşamasında oldukça önem arz etmektedir. İyi tanımlanmış rol ve sorumluluklar ile birlikte tüm yönetim sistemlerinde olduğu gibi Varlık Yönetim Sisteminde de Planla – Uygula – Kontrol Et ve Önlem Al (PUKÖ) döngüsü içerisinde neler yapılacağı İlkeler ve Gereklilikler ile tanımlanmıştır.

Toplamda 15 ilke ve 116 gereklilik ile tüm sistemin çerçevesi oturtulmuş, uygulanabilir ve takip edilebilir hale getirilmiştir. Oluşturulan Stratejik Varlık Yönetim Planlarında tüm ilke ve gereklilikler santraller ve santrallere ait varlıklar için ayrı ayrı incelenmektedir. Planların içeriğini;

• Santrallerin varlık bilgileri,
• Santral ekipman ve sistemlerinin durumunu analiz etmek için sistem durum göstergeleri (Şekil 2),
• Varlık yönetim ilkelerinin gereklilikleri, bu gereklilikleri gerçekleştirmek için kullanılan rehberleri ve geliştirmeye açık alanları (Şekil 3),
• Santraller özelinde işletme-bakım, yasal süreçler vb. temel başlıklar altında önemli gelişmeleri (Tablo 2),
• Risk analizleri,
• Finansal analizleri,
• Strateji haritaları ve hedefleri

oluşturmaktadır. Stratejik Varlık Yönetim Planlarının hazırlık sürecinde, Santraller, IT, Satın Alma, İnsan & Kültür, Akademi ve Finans gibi farklı fonksiyonlardaki departmanlar ile temas kurularak tüm gereklilikler tek tek incelenmekte ve santrallerin mevcut durumu ve kısa, orta ve uzun vadede planları değerlendirilerek yol haritası ortaya çıkarılmaktadır.

Şekil 3 Varlık Yönetim İlkeleri Değerlendirme Radar Grafiği Örneği

Varlık Yönetim Sistemi, ISO’nun kalite, çevre veya enerji yönetim sistemleri gibi yönetim sistemlerine kıyasla çok daha yeni bir yönetim sistemidir. Bu nedenle sertifikasyon süreci yönetim sistemine aşinalık sağlanması amacıyla öncelikle ilgili çalışanlara eğitimler verilerek ve sistem hakkında bilgilendirmeler ile başlatılmıştır. İlerleyen süreçte mevcut durum analizi çerçevesinde varlık yönetim sistemi kapsamında yapılacak faaliyetler belirlenmiştir. Bu noktada, yapılan çalışmaların standart gerekliliklerine uygunluğu konusunda ise iç denetimler yapılarak iyileştirmeye açık alanlar belirlenmiş ve aksiyon planları hazırlanarak dış denetime hazırlık yapılmıştır. Denetim kapsamında sorgulanan alanlar ile bu alanların adreslendiği dokümanlar, süreçler, kullanılan programlar veya yazılımların bir kısmı Varlık Yönetim Planlarında belirlenmiştir.

Denetim kapsamı varlıkların tüm yaşam döngüsünü ve bunla ilgili birçok süreci içermektedir. İlkeler ve gerekliliklerin sertifikasyon kapsamında tatmin edici bir noktada olması mevcut süreçlerin iyi tanımlanması adına santral ve merkezi departmanlar ile çalıştay niteliğinde görüşmeler yapılmıştır.

Ayrıca diğer yönetim sistemleri ile uyumlu olacak şekilde firmamızın değerleri ve ISO 55001 gereklilikleri göz önünde bulundurularak tüm yönetim sistemlerini kapsayacak bir politika oluşturulmuş ve tüm ilgililerle paylaşılmıştır.

Varlık Yönetim Sistemi sertifikasyonu dış denetimi, UAF (United Accreditation Foundation) tarafından akredite bir firma olan ICAS Uluslararası Uygunluk Değerlendirme Servisi A.Ş. ile birlikte gerçekleştirilmiştir. Süreç boyunca yapılan çalışmalar ile birlikte, şirketimizin bugüne kadar geliştirmiş olduğu iş yapış kültürü de bu sayede değerlendirilmiştir. 

Stratejik Varlık Yönetim Planı gibi varlıklarımızı 360° inceleyen önemli dokümanlar hazırlanmıştır. Bu planlar, her bir varlığın tüm varlık yaşam süresi içinde elde edilecek değeri maksimize etmek için yapılan faaliyetler, geliştirilen süreçler, mevcut durum analizi ve planlanan önemli adımları kapsamaktadır. Bu planlar, yönetim ekibi ve santral çalışanlarına santral ile ilgili süreçleri ve önemli adımları yakından izleyebilme fırsatı sağlamaktadır. Bu sayede santral yönetimi tarafından varlık ile ilgili kararların geniş perspektif üzerinden değerlendirme fırsatı yakalanmaktadır.

Santraller arası iyi uygulamalar adına bilgi paylaşımı, sektördeki iyi örnekler konusunda araştırma ve bilgi sahibi olma fırsatı sağlanmıştır. Bu çalışmalar neticesinde tespit edilen iyileştirme adımları, şirket stratejileri ve mevcut kaynaklara paralel olarak hedeflere eklenmektedir.

Sürekli iyileştirme çalışmaları kapsamında Santrallerimizin dijitalleşme konusundaki durumunun analizi için bu alanda değerlendirme metodolojisi geliştirilmiş ve sürekli izleme için bir yaklaşım noktası belirlenmiştir.

ISO 55001 Varlık Yönetim Standardının elde edilmesi ile, operasyonel risklerin minimize edilerek varlıkların emreamadelik değerlerinin artırılması ve olası ekipman hasarlarının azaltılması, şirket finansallarına olumlu etki yaratmaktadır. Ayrıca bu durum, sigorta şirketleri nezdinde de olumlu karşılanarak sigorta prim maliyetlerimizin azalmasına katkı sağlayacaktır.

Denetim, herhangi bir minör-majör bulgu olmaksızın ve denetçiler tarafından şirketin yönetim sistemine uyumu takdir edilerek sonuçlandırılmıştır. Bu süreç bir kez daha Enerjisa Üretim’in sektördeki öncü rolünü tasdiklemiş ve mükemmelliğin peşine çok önceden düştüğünü göstermiştir. Kandil HES ve Senkron Merkezi İşletme ve Kontrol biriminin sertifikasyonu ile enerji üretim sektöründe ilk defa ISO 55001 Varlık Yönetim Sistemi belgelendirmesi alan şirketimiz, bu sene de yoluna portföyündeki tüm hidroelektrik santralleri kapsama alarak devam etmektedir.

1) Asset Management Standards. ISO 55000 Training and Implementation
2) IAM SSG_ Asset Management Policy, Strategy & Plans
3) E.ON Asset Management Policy and System
4) http://www.icasservice.com/hizmetler/iso-55001-varlik-yonetimi/